¿Quieres realizar un evento virtual y no sabes cómo? En este post te compartimos una guía sencilla de 7 pasos para conseguirlo.
Los eventos y reuniones virtuales se han convertido en la nueva normalidad de muchos negocios, como forma de reinventarse ante el escenario de distanciamiento físico producto de la pandemia del COVID-19.
Como profesionales de la comunicación buscamos alternativas y propuestas innovadoras para mantener a nuestros clientes relevantes y conectados con los medios de comunicación y sus públicos meta.
Hoy estamos aquí para ayudarte a planificar tu evento digital. Este post te ayudará a organizar estratégicamente tu evento alineado a tus objetivos de comunicación.
- Primer paso: ¿Qué quieres lograr?
Primero que nada, debes pensar en el objetivo del evento. Es importante que tengas una meta a la que quieras llegar al organizar este evento y debes tenerla clara para poder comenzar a pensar en los demás detalles del mismo. Por ejemplo:
- Dar a conocer un nuevo producto o servicio.
- Hacer un anuncio público.
- ¿A quién quieres llegar?
Seguido, debes definir tu público meta al que quieres llegar. Esto te ayudará a crear una lista de invitados que cumplan con las especificaciones que tienes en tu perfil de cliente ideal o key stakeholder. Si no tienes el perfil de tu consumidor ideal, te ayudamos a crearlo.
Una vez definido tu público, creas una invitación llamativa con todos los detalles necesarios para ingresar al evento virtual.
- ¡Es momento de escoger una plataforma!
Existen varias plataformas para realizar tu evento virtual, para tomar esa decisión de cuál será la mejor para tu evento en particular, debes tomar en cuenta:
- La cantidad de invitados
- La duración aproximada del evento
- Y si tu negocio ya tiene una preferencia o un plan pago con una plataforma.
- Organiza tus ideas.
Ya tienes las bases para crear tu evento, ahora pasamos a desarrollar punto por punto lo que va a suceder, como una especie de cronograma. Debes hacer un guión técnico que servirá durante el evento para usar como guía y para previsualizar cómo será el evento.
- Dale brillo.
En los eventos presenciales tenemos una decoración espectacular que lo hace llamativo e interesante. En el caso de los eventos virtuales debemos aprovechar las herramientas que tengamos para desarrollar recursos visuales que lo hagan relevante para el público y así captar más atención.
- Programar.
De por sí en los eventos virtuales se facilita la asistencia de invitados y expositores, en el caso de que no se encuentren en el país, en especial si hablamos de una evento realizado por una empresa con alcance internacional.
De igual manera, la meta es llegar a la mayor cantidad de personas, así que debes analizar una fecha y horario ideal para los invitados y más especialmente para los expositores que tengas pensados para interactuar en el evento.
- Resultados.
Al finalizar el evento, llegamos a la parte de medir y evaluar los resultados del mismo. Esta parte es muy importante para revisar cómo nos fue con el evento y qué impacto tuvo.
En resumen:
- Define el objetivo de tu evento.
- Define tu público meta y realiza una invitación atractiva.
- Selecciona la plataforma idónea para realizar tu evento.
- Elabora un guión técnico para planificar el desarrollo del evento.
- Desarrolla recursos visuales atractivos para hacer tu evento relevante.
- Selecciona una fecha y hora accesible para los invitados y expositores.
- Mide y evalúa los resultados.
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